20 Ansagen zum Aufsprechen
Unten stehen 20 fertige Texte für den Anrufbeantworter deines Betriebs, dazu fünf für privat. Namen und Zeiten in den eckigen Klammern austauschen, einmal laut lesen, fertig.
Phil Isenmann, Chief of Staff, utxo AG
Aktualisiert am 18. September 2026
Die Texte sind so geschrieben, dass du sie ohne Nachdenken vorlesen kannst. Alles in eckigen Klammern ist ein Platzhalter: Betriebsname, Datum, Uhrzeit, Rufnummer. Der Rest bleibt, wie er ist.
Wenn du nur eine Sache mitnimmst: Sag dem Anrufer, was er aufsprechen soll. Ohne diese Bitte hinterlassen viele nur „Rufen Sie mich zurück”. Und du weißt hinterher weder, wer das war, noch worum es ging.
Was in eine gute Ansage gehört
Vier Dinge, mehr braucht es nicht:
- Wer du bist. Betriebsname, bei Einzelunternehmern der eigene Name. Ein Anrufer, der nicht sicher ist, ob er richtig ist, legt auf.
- Warum niemand rangeht. Ein Halbsatz reicht: im Einsatz, im Termin, außerhalb der Geschäftszeiten.
- Was der Anrufer sagen soll. Name, Rufnummer, Anliegen. Beim Terminwunsch ausdrücklich Tag und Uhrzeit.
- Wann er von dir hört. „Heute noch”, „am nächsten Werktag”, „ab Montag”. Eine Zusage, die du halten kannst.
Und was du weglässt:
- Musik vor der Ansage. Die ersten Sekunden entscheiden, ob jemand dranbleibt.
- Lange Entschuldigungen. „Leider können wir Ihren Anruf momentan nicht persönlich entgegennehmen” ist die Langfassung von „wir sind gerade nicht da”.
- „Ihr Anruf ist uns wichtig.” Das hat noch nie jemand geglaubt.
- Fünf Öffnungszeiten am Stück. Niemand merkt sich das beim Zuhören. Zwei Zeitangaben sind das Maximum.
- Eine private Handynummer „für Notfälle”, wenn du nachts nicht wirklich rangehen willst.
Länge: drei bis vier Sätze. Wer länger redet, wird abgehört, nicht angehört.
Standard geschäftlich
Die drei Fälle, die am häufigsten gebraucht werden.
Neutral, für jeden Betrieb.
Guten Tag, hier ist [Firma Berger]. Gerade ist niemand am Telefon. Nennen Sie uns nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Rufnummer und Ihr Anliegen. Wir melden uns zurück.
Einzelunternehmer oder Freiberufler.
Guten Tag, hier ist [Anna Hoffmann]. Ich bin gerade im Termin. Sagen Sie mir nach dem Signalton, worum es geht, und lassen Sie Ihre Nummer da. Ich rufe zurück.
Wenn viele Anrufer einen Termin wollen.
Guten Tag, [Firma Berger]. Im Moment ist das Büro nicht besetzt. Wenn Sie einen Termin möchten, nennen Sie uns bitte Tag und Uhrzeit, die Ihnen passen, dazu Ihren Namen und Ihre Rufnummer. Alles andere sprechen Sie einfach nach dem Signalton auf.
Außerhalb der Geschäftszeiten
Nach Feierabend.
Guten Tag, hier ist [Firma Berger]. Sie rufen außerhalb unserer Geschäftszeiten an. Erreichbar sind wir montags bis freitags von [8] bis [17] Uhr. Hinterlassen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Rufnummer und Ihr Anliegen. Wir melden uns am nächsten Werktag.
Am Wochenende.
Guten Tag, [Firma Berger]. Am Wochenende ist bei uns niemand im Büro. Sprechen Sie nach dem Signalton auf, worum es geht, und lassen Sie Ihre Rufnummer da. Ab [Montag, 8 Uhr] sind wir wieder dran.
Am Feiertag.
Guten Tag, hier ist [Firma Berger]. Heute ist Feiertag. Ab [Dienstag] sind wir wieder im Büro. Ihr Anliegen können Sie trotzdem aufsprechen, mit Namen und Rufnummer, nach dem Signalton. Wir arbeiten die Nachrichten ab, sobald wir zurück sind.
Urlaub und Betriebsferien
Urlaub mit Vertretung.
Guten Tag, hier ist [Anna Hoffmann]. Ich bin bis zum [15. Oktober] im Urlaub. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Herrn Schneider] unter [0123 456789]. Alles andere sprechen Sie nach dem Signalton auf, ich melde mich nach meiner Rückkehr.
Betriebsferien.
Guten Tag, hier ist [Firma Berger]. Wir haben Betriebsferien und sind ab [dem 6. Januar] wieder für Sie da. Sie können uns trotzdem alles aufsprechen: Name, Rufnummer, Anliegen. Wir arbeiten die Nachrichten der Reihe nach ab.
Krankheit
Du fällst selbst aus.
Guten Tag, hier ist [Anna Hoffmann]. Ich bin krank und diese Woche nicht im Büro. Sprechen Sie mir nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Rufnummer und Ihr Anliegen auf. Ich melde mich, sobald ich wieder da bin.
Halbe Besetzung, jemand vertritt.
Guten Tag, [Firma Berger]. Wir sind krankheitsbedingt nur eingeschränkt erreichbar. Termine und Rückrufe übernimmt in dieser Woche [Herr Schneider] unter [0123 456789]. Alles Übrige sprechen Sie bitte nach dem Signalton auf.
Auf der Baustelle und unterwegs
Handwerk, Montage, Außendienst: Hier ruft der Kunde an, während du die Hände voll hast. Die Ansage darf das ruhig sagen.
Auf der Baustelle.
Guten Tag, hier ist [Elektro Schneider]. Wir sind auf der Baustelle und haben die Hände nicht frei. Sagen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Rufnummer und worum es geht. Wir rufen in der Mittagspause oder nach Feierabend zurück.
Den ganzen Tag auf Montage.
Guten Tag, [Firma Berger]. Wir sind heute auf Montage. Für einen Termin nennen Sie uns bitte Tag und Uhrzeit, sonst einfach Name, Rufnummer und Anliegen. Wenn es ein Notfall ist, Wasserschaden oder Stromausfall, sagen Sie das gleich im ersten Satz.
Wenn du einen Rückruf zusagst
Eine Zusage in der Ansage ist stark, solange sie stimmt. Wer „innerhalb einer Stunde” sagt und nach zwei Tagen anruft, hat den Kunden zweimal verloren.
Rückruf am nächsten Werktag.
Guten Tag, hier ist [Firma Berger]. Wir rufen jeden zurück, der uns Namen und Rufnummer hinterlässt, spätestens am nächsten Werktag. Sprechen Sie nach dem Signalton auf, worum es geht.
Rückruf im festen Zeitfenster.
Guten Tag, [Firma Berger]. Zwischen [16] und [18] Uhr rufen wir zurück, was am Tag aufgelaufen ist. Dafür brauchen wir Ihren Namen, Ihre Rufnummer und einen Satz zum Anliegen. Bitte nach dem Signalton.
Sehr kurz
Für Nummern, die viel angerufen werden, und für alle, denen lange Ansagen unangenehm sind.
[Firma Berger], guten Tag. Name, Nummer, Anliegen nach dem Signalton. Wir rufen zurück.
Hier ist [Anna Hoffmann]. Ich bin gerade nicht erreichbar. Sprechen Sie auf, ich melde mich.
Freundlich und locker
Passt zu Betrieben, die auch am Telefon geduzt werden: Studio, Werkstatt, Agentur, Café.
Hallo, hier ist [Firma Berger]. Wir sind gerade mittendrin und gehen deshalb nicht ran. Erzählen Sie uns nach dem Signalton, worum es geht, und lassen Sie Ihre Nummer da. Wir melden uns, versprochen.
Hallo, [Anna Hoffmann] hier. Schön, dass Sie anrufen. Ich hänge gerade an einer anderen Sache fest. Nach dem Signalton haben Sie freie Bahn: Name, Nummer, Anliegen. Ich kümmere mich.
Förmlich
Für Betriebe, bei denen der erste Eindruck konservativ ausfallen soll.
Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma Berger]. Zurzeit ist keiner unserer Mitarbeiter erreichbar. Wir bitten Sie, nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Rufnummer und Ihr Anliegen zu hinterlassen. Wir setzen uns zeitnah mit Ihnen in Verbindung.
Guten Tag und willkommen bei [Firma Berger]. Unsere Geschäftszeiten sind montags bis freitags von [8] bis [17] Uhr. Außerhalb dieser Zeiten nehmen wir Ihr Anliegen gern als Nachricht entgegen. Bitte nennen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Rufnummer und den Grund Ihres Anrufs.
Ansagen für privat
Privat darf die Ansage lockerer sein. Eine Einschränkung: Wenn dieselbe Nummer auch geschäftlich läuft, hört der Kunde denselben Spruch wie deine Freunde.
Für die ganze Familie.
Hallo, hier ist [Familie Hoffmann]. Wir sind gerade nicht da. Sagt uns nach dem Ton, wer angerufen hat und worum es geht. Wir melden uns.
Kurz und warm.
Schön, dass du anrufst. [Anna] ist gerade unterwegs. Hinterlass mir nach dem Ton, was los ist, ich rufe zurück, sobald ich kann.
Mit einem Augenzwinkern.
Hallo, hier ist der Anrufbeantworter von [Anna Hoffmann]. Sie ist gerade nicht da, ich schon. Erzähl es mir nach dem Ton, ich gebe es weiter.
Noch eins zum Schmunzeln.
Du hast [Familie Berger] erreicht. Leider gerade nur das Band. Das Band nimmt aber alles entgegen: Namen, Nummern, Anliegen und Beschwerden über das Band. Nach dem Ton.
So kurz wie möglich.
Hier ist [Anna Hoffmann]. Nach dem Ton. Ich melde mich.
Wenn Gespräche aufgezeichnet werden
Eine Ansage ist keine Gesprächsaufzeichnung. Der Anrufer hört, dass niemand rangeht, und entscheidet selbst, ob er eine Nachricht hinterlässt.
Anders ist es, wenn du das laufende Gespräch mitschneidest, also aufnimmst, während beide Seiten reden. Dafür braucht es das Einverständnis des Anrufers, und üblich ist ein Satz am Anfang der Ansage:
Guten Tag, hier ist [Firma Berger]. Wir weisen Sie darauf hin, dass dieses Gespräch aufgezeichnet wird. Wenn Sie damit nicht einverstanden sind, legen Sie bitte auf.
Bei Anruf Guru passt dieser Satz nicht, weil kein Gespräch mitgeschnitten wird. Die Nachricht wird aber in Text umgewandelt und automatisch ausgewertet, und darüber müssen deine Anrufer informiert werden. Gespeichert werden Rufnummer, Zeitpunkt, Transkript, Stichworte und ein gebuchter Termin, eine Tonaufnahme nicht. Was davon wohin geht, steht in der Datenschutzerklärung.
Das hier ist keine Rechtsberatung. Wie dein Fall genau liegt, hängt davon ab, was du aufzeichnest und wozu. Frag im Zweifel jemanden, der dafür haftet.
Die Ansage ist der einfache Teil
Der Text ist in zehn Minuten aufgesprochen. Das Problem kommt danach: Abends liegen sechs Nachrichten auf dem Band, du hörst sie im Auto ab, notierst zwei Nummern auf dem Handrücken und eine davon ist am nächsten Morgen nicht mehr lesbar.
Genau da setzt Anruf Guru an. Er meldet sich mit deiner Ansage, einer von oben oder deiner eigenen. Der Anrufer spricht auf, und danach liest du Stichworte, statt abzuhören. Sagt jemand „Donnerstag um 9 Uhr”, steht der Termin im Google Kalender. Eiliges kommt per SMS, Werbeanrufe landen in einer eigenen Gruppe.
Weiterlesen:
- Was der Anrufbeantworter mit den Nachrichten macht: die Produktseite mit allen Funktionen
- Rufumleitung, Ansage, Dashboard: die Einrichtung Schritt für Schritt
- Tarife und Preise: was die Tarife enthalten